Un Ejecutivo que es llamado a dirigir una pyme tal vez se encuentre perdido frente a un mundo desconocido. Por eso aquí van unos consejos generales para el nuevo gerente pyme.
Dedique los primeros días a escuchar y a observar. No opine nada ni se dedique a poner “orden” en la empresa y a dar instrucciones que podrían no ser oportunas o las más adecuadas. En esos primeros días, conozca la empresa, todas sus instalaciones, sus actividades, el sector en el que opera. Hágase una idea lo más completa posible de ella y de su entorno, del mercado en el que se mueve. Tome notas, vea planos y croquis, conozca oficinas, talleres, almacenes. Visite todos los rincones de la empresa y analice los detalles.
Empápese de los números y las cifras económicas de la empresa. Pida balances, cuentas de pérdidas y ganancias, extractos de cuentas, etc. Con ésta información podrá ver la situación y marcha económica de la empresa, su historia financiera, y sabrá, más o menos, donde está y cual es su punto de partida. Tenga en cuenta que las cifras contables y económicas son básicas para el día a día de un gerente.
Pregunte si hay un sistema de cálculo y control de costos. Puede que no exista, pero no se desanime si encuentra que, a pesar de conocer bien los costes, le insisten en que no les importa mucho ya que la empresa es muy rentable y gana dinero.
Hable con la gente. Desde el primer día trate de conocer al personal de la empresa. Primero a quienes van a ser sus colaboradores directos, después al resto del personal, tenga en cuenta los cargos en los que se desempeña cada uno. Las relaciones entre personas están hechas de redes, no se deje atrapar por ninguna e intente actuar imparcialmente. Eso si, escuche, oiga, pregunte, comente…con todos y cada uno de esos colaboradores. Trate de conocer su manera de ser, al mismo tiempo que observa y aprende lo que hacen y cómo lo hacen.
Superada la etapa introductoria y de conocimiento plantéese cuáles son los puntos fuertes y los débiles que parecen tener la empresa. Escríbalos, haga sus primeros planes, fije prioridades, evalúe costos de todo tipo, esboce una planificación. Recuerde que todas las reformas y novedades es imposible ponerlas en marcha a la vez y, además, no es conveniente.
Si dentro de la planificación general de las actividades de la empresa, decide hacer cambios, explíquelos bien a su equipo de colaboradores. Busque convencerlos, escuche sus razones y sugerencias. Si tiene que modificar su criterio inicial por alguna convincente razón de cualquier colaborador, hágalo.
No deje de hacer feedback o retroalimentación a la gestión, mejor siempre en privado, con quien considere que debe hacerlo. Hágalo con buenas formas y sin herir. Recuerde que también es bueno reconocer méritos, éxitos o una buena labor. También hay que felicitar o felicitarse en equipo cuando sea necesario y exista una causa u ocasión.
Cuide el buen ambiente y las relaciones humanas entre su gente. Dedique algo de su tiempo a vigilar este tema. Con un buen ambiente, se puede producir y trabajar más y mejor, y esto lleva a mayor competitividad.
Delegue las funciones y tareas que sean precisas para un buen funcionamiento de su empresa. Pero no deje de supervisar todo lo que ha delegado. Es una buena solución diseñar un sencillo manual de funciones y responsabilidades. Defina, para cada empleado de la empresa, qué tareas ha de hacer y qué funciones le corresponden y asígnele la cuota de responsabilidad correspondiente. Así podrá pedir cuentas a cada cual de lo suyo. Esto es organización.
No se encierre en su despacho u oficina y pierda de vista el exterior. Como ser humano debe desarrollar y sacar tiempo para todas las áreas de su vida: familia, amigos, hobbies, etc.
